Affiliation auprès de l’ONSSAPL (nouvel employeur)

Principe
Procédure
Formulaire R1
BCE: création/radiation (lien vers une nouvelle page)
Désignation auprès d'un secrétariat full service, d'un prestataire de services ou d'un développeur de logiciels (lien vers une nouvelle page)

1. Principe

Chaque fois qu’une nouvelle administration locale ou provinciale est créée, l’ONSSAPL doit en être informé. Pour ces nouveaux employeurs, l’ONSSAPL fera le nécessaire en vue de l’attribution d’un numéro unique d’entreprise grâce auquel ils seront identifiés dans tous leurs contacts avec les administrations.

Le numéro unique d’entreprise a été créé par la Banque Carrefour pour les Entreprises du Service Public Fédéral Economie, PME, Commerce et Energie. Ce numéro est constitué de 10 chiffres et doit être utilisé lors des contacts entre l’administration avec un autre organisme public. L’ONSSAPL accorde un numéro d’entreprise aussi bien aux administrations qui interviennent en tant qu’employeur, qu’aux administrations qui n’emploient pas de personnel.

Seules les administrations locales et provinciales qui emploient du personnel, sont affiliées auprès de l’ONSSAPL: elles reçoivent un numéro matricule ONSSAPL et sont repris dans le répertoire des employeurs ONSSAPL.

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2. Procédure

Chaque administration provinciale et locale qui engage pour la première fois un ou plusieurs membres du personnel ou qui paie pour la première fois des cotisations à la sécurité sociale des travailleurs doit s’enregistrer comme employeur auprès de l’ONSSAPL. Elle doit pour cela adresser une demande d’affiliation à l’ONSSAPL.

La même procédure doit être suivie pour les administrations provinciales et locales qui, après qu’elles soient déjà affiliées à l’ONSSAPL, cessent d’occuper du personnel et qui par la suite emploient de nouveau un ou des travailleur(s).

La demande d’affiliation auprès de l’ONSSAPL doit être effectuée au moyen d’un formulaire R1 (voir infra). La demande d’affiliation doit également être accompagnée d’une copie des statuts de l’administration.

Dans le cadre d’une éventuelle affiliation, les statuts de l’administration provinciale ou locale sont analysés. Ces statuts doivent être établis conformément à la législation applicable à l’administration en question, comme la Loi provinciale et le décret du 12-02-2004 organisant les provinces wallonnes (régie provinciale autonome), la Nouvelle Loi Communale et le Code de la Démocratie locale et de la Décentralisation –CDLD- (régie communale autonome), la loi sur les CPAS du 8-7-1976 (associations de CPAS), le décret flamand sur les CPAS du 19-12-2008 ou la réglementation régionale en matière d’intercommunales (décret flamand du 6-7-2001 portant réglementation de la coopération intercommunale, livre V de la Première Partie du Code Wallon de la Démocratie locale et de la Décentralisation et la loi du 22-12-1986 relatives aux intercommunales).

Après que l’examen des statuts ait démontré que ceux-ci étaient en conformité avec les dispositions légales susvisées, l’administration peut être affiliée à l’ONSSAPL sur base de l’article 32 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales des travailleurs salariés.

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3. Formulaire R1

Au moyen du (PDF) formulaire R1, l’administration doit fournir une réponse à un certain nombre de questions essentielles dans le cadre d’une affiliation à l’ONSSAPL. Ces questions concernent notamment:

Quand l’administration engage-t-elle ses premiers travailleurs et combien de travailleurs étaient en service au dernier jour du trimestre du premier engagement?
L’administration va-t-elle engager du personnel nommé et va-t-elle pour ce personnel s’affilier au régime de pension organisé par l’ONSSAPL?
De quel montant présupposé sera redevable l’administration en matière d’avances mensuelles sur les cotisations de sécurité sociale?
L’administration est-elle disposée à autoriser l’ONSSAPL à prélever automatiquement le montant des cotisations de sécurité sociale sur son compte en banque?
L’administration fera-t-elle appel à un secrétariat full service, un prestataire de services ou un développeur de logiciels pour effectuer et éventuellement expédier ses déclarations de sécurité sociale?
L’administration désigne-t-elle un gestionnaire local qui reçoit l’accès aux applications sécurisées de la sécurité sociale? Si oui, quelle est l’identité de ce gestionnaire local?

Dès que l’Office a reçu une réponse à ces différentes questions, il octroie à l’administration un numéro unique d’entreprise (et un numéro matricule ONSSAPL). L’administration est enregistrée dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL, qui peut être consulté sur le site portail de la sécurité sociale (https://www.socialsecurity.be). Toutes les administrations locales et provinciales qui occupent du personnel, sont reprises dans le répertoire des employeurs de l’ONSSAPL et sont intégrées dans le réseau de la sécurité sociale. Si cela n’est pas le cas, l’administration n’est pas en mesure d’effectuer des déclarations Dimona, des déclarations de sécurité sociale DmfAPPL ou toute autre déclaration à l’ONSSAPL.

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