Déclaration immédiate de l'emploi (DimonaPPL)

1. La notion ‘Dimona’
2. Le champ d'application
3. Le fichier électronique du personnel
4. La déclaration DimonaPPL: types et contenu
5. L’envoi d’une déclaration DimonaPPL
6. Informations supplémentaires sur la déclaration DimonaPPL

 

1. La notion ‘Dimona’

Dimona ("Déclaration IMmédiate – ONmiddelijke Aangifte") est l’abréviation pour "déclaration immédiate à l’emploi". Il s’agit d’une déclaration électronique qui tend à communiquer aux institutions de sécurité sociale chaque entrée ou sortie de service d’un travailleur auprès d’un employeur.

Cette déclaration permet de réaliser plusieurs simplifications au niveau de la tenue de documents sociaux. En outre, la déclaration consolide le lien entre un employeur et ses travailleurs, de façon à ce que cette déclaration constitue la clé d'un trafic de données interactif entre l'employeur et l'administration pour les données relatives à un de ses travailleurs.

Depuis le 1er janvier 2003 tous les employeurs établis en Belgique, en ce compris les administrations provinciales et locales, sont tenus d’effectuer des déclarations DimonaPPL. La déclaration immédiate à l'emploi concerne tant les employeurs existants que les employeurs qui engagent leur premier travailleur. En adressant leur première déclaration, les nouveaux employeurs répondent également à leur obligation légale de se signaler comme employeur à l'ONSSAPL.

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2. Le champ d'application

L'obligation s'applique aussi bien au personnel statutaire qu'au personnel contractuel. Même lorsque l'occupation d'un membre du personnel ne donne pas lieu au paiement de cotisations dans le cadre du régime de la sécurité sociale pour travailleurs salariés, une déclaration DimonaPPL s'impose.

Vous êtes donc également tenus de déclarer:

• les travailleurs qui sont domiciliés à l'étranger et qui sont occupés par votre administration;
• les jeunes qui sont occupés au cours d'une période couverte par l'obligation scolaire à temps partiel;
• les étudiants;
• les stagiaires qui suivent une formation professionnelle individuelle;
• les pompiers volontaires;
• les travailleurs engagés dans le cadre de l'article 60, § 7 de la loi organique des CPAS;
• les mandataires locaux non-protégés;
• les travailleurs engagés sous un contrat de courte durée (par exemple: hôtesse, steward,...).

Aucune déclaration DimonaPPL ne doit être introduite pour les travailleurs qui ne seront pas repris sur la déclaration trimestrielle destinée à l'ONSSAPL. Plus précisément, cela signifie que la déclaration DimonaPPL n'est pas requise pour:

• les bénévoles qui bénéficient d'une exonération des cotisations de sécurité sociale;
• les artistes qui fournissent des prestations ou exécutent des oeuvres artistiques dans le cadre de la réglementation relative aux petites indemnités.

Pour les travailleurs qui comptent 25 jours maximum de travail par année civile dans des activités socioculturelles ou sportives et qui bénéficient de l'exonération des cotisations de sécurité sociale (moniteurs et animateurs), il n’y a aucune obligation de déclaration DimonaPPL. Pour bénéficier de l'exonération des cotisations de sécurité sociale, l'employeur doit faire une déclaration avant chaque occupation auprès de l'Inspection Sociale. Les moniteurs et les animateurs doivent être mentionnés sur la déclaration multifonctionnelle trimestrielle de l’ONSSAPL (DmfAPPL).

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3. Le fichier électronique du personnel

La communication –via l’introduction des déclarations DimonaPPL– de tous les membres du personnel avec lesquels l’administration a une relation de travail conduit à la mise en place d’un fichier électronique du personnel qui constitue le reflet parfait de l’occupation dans une administration.

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4. La déclaration DimonaPPL: types et contenu

Quatre types de déclarations DimonaPPL différentes peuvent être distinguées:

• une déclaration relative à l’entrée en service d’un membre du personnel
• une déclaration relative à la sortie de service d’un membre du personnel
• une déclaration portant modification d’une déclaration antérieure
• une déclaration annulant une déclaration antérieure

Dans une déclaration DimonaPPL, différents renseignements doivent être indiqués: l’identité de l’employeur, l’identité du membre du personnel, la qualité du membre du personnel, la date d’entrée ou de sortie de service.

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5. L’envoi d’une déclaration DimonaPPL

Les administrations provinciales et locales peuvent envoyer une déclaration DimonaPPL:

• via l’application web qui est disponible sur le site portail de la sécurité sociale (https://www.socialsecurity.be);
• sous la forme d’un fichier structuré, comme MQLink, FTP ou Isabel.

A partir du mois de mai 2010, seule une déclaration DimonaPPL protégée peut encore être effectuée (via internet ou batch). Une déclaration DimonaPPL via un serveur vocal n’est plus possible.

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6. Informations supplémentaires sur la déclaration DimonaPPL

Les instructions administratives concernant la déclaration DimonaPPL peuvent être consultées sur le site portail de la sécurité sociale (https://www.socialsecurity.be). Ce site web donne en outre accès au glossaire Dimona (pour effectuer une déclaration Dimona sous la forme d’un message structuré), à un programme de contrôle (pour le contrôle de la forme du message structuré que vous avez effectué), et une rubrique reprenant les questions fréquemment posées.

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